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Um escritório de contabilidade depende mesmo de capital humano qualificado para funcionar, isso é verdade, mas nada mais frustrante do que investir na renovação ou na montagem de um novo escritório e meses depois descobrir, da pior forma, que não há estrutura necessária para atender as necessidades básicas do trabalho no dia a dia.

É importante saber quais equipamentos de TI devem estar à disposição da sua equipe para que o seu foco esteja todo no seu trabalho e no atendimento aos seus clientes. Já que a especialidade do profissional de contabilidade não é a informática, nada como boas dicas de especialistas no assunto, certo? Vejamos então quais os equipamentos de TI o seu escritório de contabilidade precisa ter para o pleno exercício de suas atividades:

Os computadores e periféricos

Como não se trata de atividades com grande demanda de capacidade de processamento, os computadores ideais para escritórios de contabilidade não precisam ser muito caros e nem possuir itens de performance como placas avançadas de vídeo ou monitores de última geração. Atualmente, vale a pena dar prioridade à aquisição de equipamentos com processadores Core i5 ou i7, não pela capacidade de processamento, mas para garantir maior vida útil desses computadores.

Outro detalhe é a memória RAM. Certifique-se escolher computadores com pelo menos 8 GB de memória RAM, por um motivo muito simples: às vezes, com vários navegadores e programas específicos de contabilidade, planilhas e editores de texto abertos ao mesmo tempo, sua máquina pode ficar um pouco lenta. Com mais memória RAM disponível, este problema deixa de existir se o sistema operacional estiver íntegro.

Não se esqueça de bons mouses e teclados que favoreçam a ergonomia do uso diário. Em alguns casos, pode ser necessário o “filtro de privacidade”, que impede a leitura da tela por usuários curiosos que não estejam bem diante do monitor — quando se trabalha com informação sigilosa, é uma boa alternativa.

Equipamentos de rede, como modems, roteadores e cabeamento devem ser dimensionados de acordo com a quantidade de mesas de trabalho e do tamanho do escritório. O profissional ou a empresa responsável pela montagem da rede saberá definir as especificações técnicas adequadas.

Softwares e licenças

Um escritório de contabilidade precisará de sistemas operacionais adequados, geralmente o Windows atende à maioria dos casos e é o que mais oferece compatibilidade entre os programas de uso diário. O Microsoft Office oferece editores de texto, planilhas, apresentações e ferramentas de comunicação interna, como o Lync, que podem ajudar bastante no fluxo de trabalho.

E já que toda a estrutura de hardware está sendo renovada ou planejada, vale a pena investir também em um sistema de gestão contábil mais simples, moderno e que comporte funcionalidades das áreas de contabilidade, tributária e folha de pagamento. Se você já possui um sistema similar e está insatisfeito, é a oportunidade ideal de recomeçar do jeito certo.

Climatização do ambiente

O Brasil é um país tropical, e por isso é recomendável investir em um sistema de ar condicionado para ter uma temperatura estável e controlada no escritório. Se houver a necessidade de um CPD, ou servidor, aí sim o ar condicionado é imprescindível. O calor diminui a performance de todos os equipamentos eletroeletrônicos, principalmente computadores. Portanto, não se esqueça deste detalhe para não se arrepender depois.